Vijf KPI's die elk mkb-dashboard nodig heeft

Als bedrijven ons vragen om een financieel dashboard, staan er in de eerste versie van de wensenlijst vaak 40 cijfers. De dashboards die echt gebruikt worden, beginnen met vijf. Zijn die eenmaal vertrouwd en worden ze dagelijks bekeken, dan is uitbreiden makkelijk. Dit zijn de vijf waar we bijna altijd mee beginnen.

Winst is een mening, cash is een feit. Laat het banksaldo van vandaag zien over alle rekeningen, plus een eenvoudige prognose van inkomende en uitgaande betalingen voor de komende 13 weken. Deze ene grafiek voorkomt meer slapeloze nachten dan wat dan ook op het dashboard.

Maandomzet komt te laat binnen om nog bij te sturen. Weekomzet, vergeleken met dezelfde week vorig jaar en met je doel, laat trends zien terwijl je er nog iets aan kunt doen. Splits hem op de dimensie die voor jou het belangrijkst is: productgroep, regio of verkoper.

Omzetgroei zegt weinig als de marge wegzakt. Laat de brutomarge zien als percentage, per productgroep of dienst. Voor veel mkb'ers zitten hier de verrassingen, zeker na prijsverhogingen van leveranciers.

Hoeveel betalen klanten te laat, en wie? Een lijst met de tien grootste openstaande facturen, plus de trend in de gemiddelde betaaltermijn, maakt van debiteurenbeheer een wekelijkse routine in plaats van een paniekmoment per kwartaal.

Finance staat niet op zichzelf. Kies één operationeel cijfer dat je resultaat bepaalt: bezettingsgraad voor een dienstverlener, orderintake voor een groothandel, conversieratio voor een webshop. Door het naast de financiële cijfers te zetten, verbind je de twee gesprekken.

De grootste reden dat dashboards mislukken is geen techniek, maar onenigheid. Leg voordat je iets bouwt precies vast hoe elk cijfer berekend wordt:

• Welke grootboekrekeningen en kostenplaatsen meetellen
• Of omzet telt bij order, levering of factuur
• Welke wisselkoers of btw-behandeling geldt
• Wie eigenaar is van de definitie en wijzigingen goedkeurt

Zet deze definities in het dashboard zelf, één klik van de grafiek.

Een dashboard dat eens per maand bijwerkt, is gewoon een mooier rapport. Koppel het direct aan je boekhoudpakket en bank, zodat het elke nacht ververst. Gebruik het daarna in een kort wekelijks overleg: 15 minuten, dezelfde vijf cijfers, dezelfde volgorde.

Worden de vijf vertrouwd, voeg dan diepgang toe: drill-downs per klant, begroting tegenover realisatie per afdeling, scenarioprognoses. Maar begin daar niet mee. Een klein dashboard dat iedereen opent, is beter dan een groot dashboard dat niemand vertrouwt.